6 tips voor teamleiders om feedback geven minder ongemakkelijk te maken

Collega Mireille Maatkamp adviseert organisaties en teams over veranderen, leiderschap en leren. Mireille vertaalt graag complexe vragen naar een pragmatisch plan. Dit kan natuurlijk niet zonder het geven en ontvangen van feedback binnen een team. Wat valt er voor teamleiders te leren van haar kijk op het geven van feedback? In deze blog deelt Mireille 6 concrete tips die feedback geven minder ongemakkelijk maken. 

Waarom is feedback geven zo ongemakkelijk?

Hee teamleider, stel dat jij dat ene teamlid feedback wilt geven op zijn gedrag in het overleg van vandaag. Maar je vindt het spannend. Je wacht op het juiste moment. Dat het teamlid alleen is, of dat jij even tijd hebt, of….

Met het uur wordt de urgentie om hem of haar feedback te geven, lager. Uiteindelijk denk je: ach, zo belangrijk was het niet. Het afstel lucht op. Maar nog geen week later hebben jullie een gesprek waarin hetzelfde gedrag weer naar voren komt. Waarom heb ik hem of haar nu toch niet eerder feedback gegeven?, vraag je jezelf geïrriteerd af. Waarom vind ik feedback geven zo ongemakkelijk?

In mijn werk als adviseur spreek ik regelmatig met teamleiders. Feedback geven is bij velen van hen een lastig thema. Ze zien de noodzaak van feedback geven. Richting het team, maar ook voor teamleden onderling. En ze willen het goede voorbeeld geven, maar iets houdt ze tegen. En dat vermijdingsgedrag is niet helpend. Niet helpend voor jou als teamleider, niet voor je team als geheel en zeker niet voor het betreffende teamlid. Want je onthoudt hem daarmee de kans om te groeien. Tijd voor een andere blik op feedback!

1. Realiseer je dat je met feedback de ander echt vooruit helpt

In een onderzoek van Zenger Folkman vindt 92% van de respondenten dat (negatieve) feedback hen helpt om hun prestaties te verbeteren – mits op de juiste manier gebracht. Feedback is dus oprechte hulp! Jouw uitstel-neiging helpt de ander niet. Op een positieve manier feedback geven helpt wél.

2. Maak je feedback helder met woorden

Ja duh, zie ik je denken – wat een inkopper. Maar laatst was ik bij een zorgorganisatie waar feedback geven binnen het team echt als lastig wordt ervaren. In het team was er een irritatie tussen twee collega’s. En in plaats van feedback geven in woorden, probeerde collega A dat met het geven van signalen: hoorbaar zuchten. Vervolgens irriteert collega B zich hieraan en denkt bij zichzelf: ja, moet ik nu gaan raden wat er aan de hand is? Dat kun je toch ook gewoon zeggen? En zo stapelen de irritaties zich op.

3. Weet wat je wilt zeggen

Beschrijf concreet en specifiek wat je hebt gezien of gehoord. Zo is er voor de ontvanger geen twijfel mogelijk over wat je wilt overbrengen. Bereid je goed voor – leer desnoods je eerste zin uit je hoofd. Dus niet: ‘je zit altijd te zuchten als een collega iets zegt tijdens een overleg.’ Maar: ‘ik hoorde je meermaals zuchten tijdens het overleg als reactie op collega X.’ Dat maakt dat ik me afvraag of er iets tussen jullie speelt. Bovendien verstoort het het overleg.

4. Vertel vanuit jezelf

Zeg wat het gedrag van de ander met JOU doet. De ander kan jouw gevoel niet ontkennen. En: jij stelt je kwetsbaar op – misschien trekt dat de ander ook over de streep. Bijvoorbeeld: ‘ik voel me ongemakkelijk als ik jou hoor zuchten, omdat het het groepsproces beïnvloedt.’

5. Wees voorbereid op mogelijke reacties

Een reactie op je feedback kan zijn ontkenning, weglachen, overdrijven, een tegenaanval… Zorg ervoor dat jouw intentie helder is. Laat je niet van de wijs brengen door de reactie van de ander. In een onderwijsteam kwam ik een dame tegen die erg duidelijk en nogal scherp kon reageren. Daardoor durfden haar collega’s geen feedback te geven: ik kan toch niet tegen haar op. Maar feedback geven is geen wedstrijd met een winnaar en een verliezer. Het is hulp aan de ander die zich wellicht niet bewust is van zijn/haar gedrag (zie tip 1). 

6. Oefen, oefen, oefen

Hoe meer (positieve) ervaringen je opdoet met feedback geven, hoe lager de drempel wordt.

Tot slot

Jouw feedback is waardevol voor de ander. Als je intentie is om de ander vooruit te helpen, deel dan je feedback en stel het niet uit. Bereid je goed voor en vertel vanuit jezelf, dan is je feedback sterk. Zo zal feedback geven steeds minder ongemakkelijk worden. Oefen eens met deze tips; ik ben benieuwd wat het je brengt. Meer concrete tips over feedback nodig? Je vindt ze in onze Toolbox Feedback .