De invloed van fysieke, sociale en psychologische veiligheid op een veilig werkklimaat

De rol van leidinggevenden op een veilig werkklimaat

Als leidinggevende heb je een grote invloed hebt op hoe veiligheid op het werk ervaren wordt. Uit angst voor spanning of conflict kiezen leiders er echter geregeld voor het thema dan maar niet aan te snijden, maar daarmee is het niet weg. In mijn blogreeks deel ik wat onveiligheid in organisaties is en hoe het ontstaat. En wat je als leidinggevende kunt doen om een veilig klimaat te faciliteren. 

In het eerste blog van mijn blogreeks ging ik in op de op de begripsverwarring tussen ongemak en onveiligheid en dat een bepaalde mate van ongemak er gewoon bij hoort. Naast deze termen merk ik dat er ook begripsverwarring is over sociale en psychologische veiligheid. Het helpt om hier scherp op te zijn, te weten wat in je invloedssfeer ligt en wat in jouw organisatie al goed geregeld is en wat er nog te doen is om het gevoel van veiligheid te bevorderen. In deze tweede blog ga ik hier dieper op in. 

Drie vormen van veiligheid

In de recente media-en sportwereld ging het vooral over sociale veiligheid en ook psychologische veiligheid is een heel actueel thema. Minder aandacht krijgt de vorm fysieke veiligheid, maar deze vorm is zeker ook bepalend of je je ergens op je gemak voelt. We lopen ze alle drie bij langs en helpen je het onderscheid te maken.

De mate waarin je je veilig en op je gemak voelt, heeft te maken met een combinatie van drie vormen van veiligheid. 

Fysieke veiligheid: Je geborgen voelen op je werkplek

Fysieke veiligheid verwijst naar de maatregelen en omstandigheden die ervoor zorgen dat iedereen beschermd is tegen fysieke gevaren en risico’s op de werkplek. Dit omvat niet alleen de traditionele veiligheidsmaatregelen zoals het dragen van beschermende uitrusting, brandveiligheid en het hebben van nooduitgangen, maar ook de algehele inrichting en het comfort van de werkplek.

Fysieke veiligheid gaat ook over je thuis en je prettig voelen op je werk, iets wat door de komst van flexplekken enorm is veranderd. Je ziet bijvoorbeeld steeds minder foto’s en knutselwerkjes van kinderen op het werk en dit wordt gecompenseerd door foto’s van bosrijke omgevingen of zonsondergangen. Ook kleurgebruik in een ruimte en de vorm van een vergadertafel dragen bij aan hoe je je voelt (ronde vergadertafels geven een andere sfeer dan rechthoekige). Het doel is om ervoor te zorgen dat werknemers zich fysiek veilig en comfortabel voelen in hun werkomgeving.

Bij mijn eerste baan bij JongeHonden hingen alle medewerkers op een vierkant canvas doek en daarmee werd elke bezoeker door ons allemaal welkom geheten! Dat mijn foto daar hing, versterkte dat ik me echt onderdeel van het bedrijf voelde. En bij Goudvisie hebben we een bord bij de ingang waar we altijd de naam van onze gasten op zetten om ze net even extra welkom te laten voelen en hebben de vergaderruimtes verschillende kleuren en sferen.

Als leidinggevende kan je medewerkers vragen of ze zich prettig of thuis voelen op hun werkplek en of ze suggesties hebben om dit gevoel nog te vergroten.

Sociale veiligheid: Het voorkomen van ongewenst gedrag

Dit gaat over de afspraken, regels, protocollen en normen gericht op het voorkomen of melden van grensoverschrijdend gedrag dat het functioneren van een persoon bemoeilijkt en het vermogen ondermijnt om goed met elkaar samen te werken, goed te presteren en je betrokken te voelen bij de organisatie. Denk hierbij aan vormen van intimidatie, discriminatie, seskisme en pesten, echt de structurele, nare dingen.

Afgelopen jaar zijn er 2,5 miljoen incidenten gerapporteerd, blijkt uit de Nationale Enquête Arbeidsomstandigheden van CBS & TNO, met als koplopers intimidatie en discriminatie.Vaak is sociale veiligheid op papier organisatiebreed geregeld, meestal in betrokkenheid van HR en juridische zaken. Wij raden aan om te kijken naar hoe je onveiligheid kan voorkomen, hoe het kan beperken als het wel zich voordoet en hoe je er van leert als het zich heeft voorgedaan. In de praktijk kan er binnen een organisatie wel divers mee worden omgegaan en kan het ook enorm verschillen hoe bekend afspraken, regels en protocollen zijn.

Als leidinggevende draag je bij in sociale veiligheid door bijvoorbeeld in het team uit te leggen hoe het protocol in jullie organisaties is geregeld of de vertrouwenspersoon een keer uit te nodigen, want het is laagdrempeliger om naar iemand toe te gaan als je die al eens gezien hebt.

Psychologische veiligheid:  Het vertrouwen dat jouw inbreng er toe doet

Er is sprake van psychologische veiligheid als je bereid bent om elkaar het voordeel van de twijfel te geven. In de literatuur wordt dit vaak beschreven als gedeeld geloof binnen een team dat de omgeving veilig genoeg is om ’interpersoonlijke risico’s’ te nemen. Dit betekent dat je inschat dat anderen je blijven waarderen en respecteren, wat je ook doet, ondanks het risico dat dit ook anders kan uitpakken.

Dit vraagt dat collega’s elkaar en hun leidinggevende vertrouwen en respecteren en het gevoel hebben openhartig te kunnen – of zelfs te moeten – zijn. Denk hierbij aan reflecteren, evalueren, om hulp vragen, elkaar bevragen, feedback geven en afwijkende gedachten delen.

Dat psychologische veiligheid zo veel meer aandacht heeft gekregen, komt doordat de wetenschap er veel onderzoek naar doet en laat zien hoe belangrijk het is. Psychologische veiligheid is een voorwaarde om met en van elkaar te leren. We moeten afscheid nemen van de gedachte dat het ongepast is als medewerkers vragen stellen, fouten maken of twijfels uiten.

Psychologische veiligheid erg afhankelijk van de leidinggevende

Mijn interesse ligt vooral bij psychologische veiligheid, omdat dit iets is waar je als leidinggevende zelf grote invloed op hebt en het echt per team in een organisatie kan verschillen hoe psychologisch veilig het is – als de andere twee vormen van veiligheid wel acceptabel niveau hebben. Dat maakt dat psychologische veiligheid iets is wat binnen handbereik van de leidinggevende ligt en daarmee dus ook een belangrijke norm voor leidinggevenden is om met hun teams na te streven. Elke leidinggevende kan zelf het verschil maken.

Onderzoek Aristoteles naar succesvolle teams

Het inzicht dat psychologische veiligheid binnen een organisatie per team verschilt, kwam uit een grootschalig onderzoek bij Google, genaamd Aristoteles. Daar werd bij hun eigen teams onderzocht naar wat teams tot de beste maakt. Zij concludeerde dat succesvolle teams normen hanteerden waardoor iedereen zich op zijn plek voelde. Het zijn dus niet de individuele mensen met sterke talenten die bepalend zijn, maar gezamenlijke normen bepalen of we ons veilig dan wel bedreigd voelen, krachteloos of opgewonden, gemotiveerd of ontmoedigd door de andere teamleden. In een vervolgstudie hebben ze bekeken wat die normen -gedragsvormen en ongeschreven regels- zijn. Zij kwamen met deze vijf sleutelnormen:

1. Teams moeten geloven dat hun werk belangrijk is;
2. Teams moeten het gevoel hebben dat hun werk voor hen persoonlijk betekenisvol is;
3. Teams hebben duidelijke doelen en afgebakende rollen nodig;
4. Teamleden moeten weten dat ze op elkaar kunnen rekenen;
5. De belangrijkste: teams hebben psychologische veiligheid nodig.

De hoofdonderzoeker vroeg speciale aandacht voor psychologische veiligheid. Ze zei: “Als de teamleden zich niet psychologisch veilig voelen, dan zijn de andere normen ook niet haalbaar.”.

In mijn volgende blog ga ik dieper in op psychologische veiligheid en deel ik hoe dit in verschillende fases van teamontwikkeling eruitziet. Wil je meer weten wat jij als leidinggevende kan doen? Blijf mij dan volgen tot de derde blog uit deze reeks.

Het spel ‘Roze olifanten’

Wij hebben een spel ontwikkeld dat teams op een laagdrempelige manier helpt om zicht te krijgen wat er in jullie onderstroom speelt en  welke olifanten er in de kamer zijn. Met dit spel krijg je meer inzicht in: 

• hoe olifanten of de onderstroom tot stand komen
• wat je kan doen om de onderstroom te herkennen en te benoemen
• wat voor jullie spannende onderwerpen zijn
• wat het met elkaar oplevert om deze onderwerpen met elkaar te verkennen