Hoe teamontwikkeling zorgt voor betere prestaties en werkplezier

Teamontwikkeling in crisistijd

Je was met je team lekker op weg. Iedereen wist wat hij of zij te doen had, jullie boekten successen en hadden mooie projecten en opdrachten om aan te werken. En toen ineens was er de crisis. Je moest thuis werken, of juist lange diensten draaien. Wat je team was, viel even weg. Je zat thuis alleen, of juist met je hele gezin. Je voelde stress of juist leegte. Aanpassen aan de omstandigheden kostte fysiek en mentaal behoorlijk wat energie. En nu zijn we alweer maanden verder. Hoe moet je nou met je team verder? Hoe lang gaat dit nog duren? Hoe zorgen we dat iedereen fijn z’n werk kan doen, en zich verbonden met elkaar blijft voelen? Wat leren we hiervan? Gaan we nog terug naar hoe het was?

Dergelijke vragen hoorde ik veel de laatste tijd. Bij vrienden en familie, bij collega’s en bij klanten. Al voor de crisis merkte ik dat werken in teams heel veel kan brengen, maar ook behoorlijk ingewikkeld kan zijn. We hollen met z’n allen hard en staan te weinig stil. Ook als blijkt dat het teamproces nog niet optimaal verloopt blijkt het moeilijk om de oorzaak aan te pakken. Ik ga daar graag dieper op in.

Samenwerken in een divers team

Projectteams, vakgroepen, MT’s, taskforces, stuurgroepen en nog heel veel mooie voorbeelden van teams of groepen die met elkaar samenwerken. Ik hoor ze allemaal terug in gesprekken met klanten. Steeds complexer wordende uitdagingen vragen om veel verschillende disciplines en kwaliteiten aan tafel. Mooi, want daar komen prachtige oplossingen uit. Deze verschillen maken samenwerken ook meteen complex, niet iedereen denkt en handelt hetzelfde. Kwaliteiten, voorkeuren, perceptie of belangen verschillen. Samenwerken als team heeft dan meer structurele aandacht nodig.

Stilstaan om te begrijpen en waarderen

De afgelopen jaren heb ik veel teams mogen begeleiden in hun ontwikkeling. Dit ging meestal over de samenwerking op persoonlijk vlak in relatie tot werkinhoud en -context. Ik hoor klanten en medewerkers vaak vertellen dat ze hun teams een volgende stap gunnen, dat er méér in zit. Of het nou gaat om concrete prestaties, meer werkplezier of effectievere communicatie. Mijn begeleiding bestaat uit inzicht brengen in onderliggende patronen en onuitgesproken behoeften van teamleden. Ook help ik met het helder krijgen van de opdracht van het team met bijbehorende afspraken over proces en rollen. Meestal lieten teams na afloop weten dat ze zich realiseerden dat het goed is om even stil te staan. Om van een afstandje naar elkaar en het team te kijken. En dat het hielp om elkaar en het team beter te begrijpen en waarderen zodat iedereen plezierig werkt.

Teams presteren als er veiligheid is

Google onderzocht een aantal jaren terug wat teams goed doet presteren. De belangrijkste factor bleek psychologische veiligheid. Niet de inhoud, de kwaliteiten of intelligentie van de teamleden. Psychologische veiligheid is een basisvoorwaarde voor elk gezond team. De volgende vier factoren die Google zag waren: op elkaar kunnen rekenen, structuur & duidelijkheid, betekenis en de impact van werk. In een veilig team zullen teamleden fouten toegeven (omdat ze niet gestraft worden) en dus ook meer ‘sociaal risico’ nemen. Teamleden maken twijfels, irritaties of gevoelens op tijd bespreekbaar. Ze zijn in staat om te reflecteren, daardoor te leren en beter te worden. En volgens Google blijven ze langer voor de organisatie werken en zorgen ze voor meer omzet. Makkelijk toch?

Veiligheid? Daar praten we niet over

Ondanks dat we wel weten dat oprechte aandacht nodig is voor teamontwikkeling, is het toch geregeld hetgeen wat we het makkelijkst voor lief nemen, waardoor er schijnveiligheid kan ontstaan. Met alle gevolgen van dien. Waarschijnlijk omdat het in veel organisaties nog niet ‘normaal’ is om over psychologische veiligheid te praten. Medewerkers zijn niet gewend om sociaal risico te nemen en ervaren soms dat het tegen hen kan werken, door collega’s, door management of de cultuur. Ze voorkomen dit door zich niet te vaak kwetsbaar op te stellen, geen fouten te laten zien en zo min mogelijk hulp te vragen, of zorgen en problemen te delen.

Teamontwikkeling loont, juist in crisis

Juist nu de coronacrisis inhakt op werk en de thuissituatie van mensen is deze veiligheid (en vrijheid) zo belangrijk. Juist nu moet je als team werken aan je basis, een veilige omgeving. Er wordt veel van medewerkers gevraagd, vrijwel in elke branche.

Onlangs sprak ik een directeur van de Hogeschool Rotterdam. Ik begeleidde vlak voor de uitbraak zijn nieuwe MT met hun teamontwikkeling. Aan de hand van Insights Discovery onderzocht het MT elkaars kwaliteiten en valkuilen, hun kracht en zwakte als team en hoe ze elkaar beter konden begrijpen en waarderen. Hij vertelde me dat juist nu iedereen thuis werkt het effect van de bijeenkomst nog groter bleek:

“In tijden waarop je waarnemingsniveau gereduceerd is door het online werken is het cruciaal dat je elkaar goed verstaat. De bijeenkomst met Insights heeft ons enorm geholpen elkaar nu sneller te vinden, dezelfde taal te spreken, elkaar aan te spreken en elkaar te ondersteunen”.

Ook andere opdrachtgevers in de zorg lieten afgelopen weken merken hoe groot het verschil bleek te zijn tussen teams die actief hadden gewerkt aan teamontwikkeling en de teams bij wie dat nog op de planning stond. Die eerstgenoemde teams bleken tijdens deze crisis dichter bij elkaar te zijn gebleven, er kwamen betere ideeën om het werk anders in te richten en er was meer onderlinge steun.

5 tips om nu te starten!

Mijn hoop is dan ook dat elk team, juist nu, maar ook straks tijd maakt om teamontwikkeling en bijbehorende veiligheid op de agenda te zetten. Het levert zoveel op. En er zijn heel veel (simpele) mogelijkheden om hiermee snel aan de slag te gaan. Klein beginnen, door stil te staan en te reflecteren helpt. Enkele bewezen tips:

• Neem als team even tijd om stil te staan bij wat een dergelijke crisis losmaakt bij eenieder. Geef ruimte om bij de persoonlijke kant hiervan stil te staan. Voor veel mensen is dit een ingewikkelde tijd, door dit te delen ontstaat er ruimte. Laat elk teamlid voor zichzelf twee vragen beantwoorden: Wat heb ik geleerd door deze crisis over ons team en wat daarvan wil ik in de toekomst graag behouden? Wat vond ik lastig als team in deze crisis en wat hebben we daarover op te lossen? Deel de lijstjes en besluit als collectief wat jullie te doen hebben.
• Deel succesmomenten en faalmomenten van de afgelopen tijd en waardeer beiden evenveel.
• Als je dat als team hebt: Pak je Insightsprofiel (of soortgelijk) uit je boekenkast en deel met elkaar fragmenten naar keuze; zo gaat de aandacht naar elkaars kwaliteiten en waarde voor het team.
• Maak (of update) een teamplan en maak goede afspraken over wie op welke manier bijdraagt aan de teamdoelen, plan meteen een evaluatiemoment in om de voortgang te bespreken.
• Evalueer jullie vergaderingen en laat iedereen een voorstel doen om deze te verbeteren. Deel ook welke persoonlijke behoeften elk teamlid heeft om de vergaderingen tot persoonlijke voldoening te laten leiden. Een fout antwoord bestaat niet!

En als je het fijn vindt om dit te laten begeleiden, of je komt er samen even niet uit, bel me dan vooral. Ook online zijn er veel mogelijkheden, waaronder Insights Discovery, (team)coaching of een feedbacksessie. Ook maken wij geregeld op maat (escaperoom)games rondom onderwerpen als feedback, samenwerken of besluitvorming. Leuk, uitdagend en vooral veel doen. Hopelijk helpen deze inzichten jou en je team om vanuit een veilige basis met elkaar te werken. Ik beloof je, daar komen louter goede dingen van!

Nu alvast beginnen? Vraag hier jouw gratis download ‘4 reflectievormen naar morgen’ aan!