Waarom elke leidinggevende afscheid nemen belangrijk zou moeten maken

In dit blog deelt Marc de Haas Dorsser, organisatie adviseur bij Goudvisie, zijn visie op afscheid nemen in organisaties en waarom elke leidinggevende afscheid nemen belangrijk zou moeten maken

Waarom elke leidinggevende afscheid nemen belangrijk zou moeten maken

“In deze organisatie vinden we afscheid nemen van collega’s vaak spannend. We doen er alles aan om dit te vermijden” vertelde een manager van een grote publieke instelling mij. Ik vroeg haar en een transitiemanager uit een andere organisatie om voorbeelden.

• “We nemen geen afscheid van mensen die niet goed functioneren, maar bieden ze een andere functie aan of plaatsen ze in een ander organisatieonderdeel.”
•  “Onze directeur meldde mij dat ik een nieuwe programmamanager kreeg. Dit was een ex-directeur die nog een paar jaar tot zijn pensioen had. Deze ex-directeur werd met behoud van zijn directiesalaris in mijn team geplaatst. Ik en anderen hadden hier grote moeite mee. Dit gaf ongelijkheid en onduidelijkheid en was ook niet afgestemd met mij.
•  “De hele organisatie is veranderd naar zelforganisatie werken, en we hebben niemand hoeven ontslaan!”

Afscheid ligt gevoelig

Wanneer ik organisaties bezoek en er sprake is van verborgen problemen (in de onderstroom), valt het thema ‘afscheid’ bijna altijd op. “Je moet oppassen dat je geen acties onderneemt die mogelijk tot ontslag leiden” is dan een veel gehoord gevoel bij medewerkers. Als ik hierop doorvraag, heeft dit vaak te maken met situaties waarin er onduidelijkheid was over het ontslag of weggaan van een collega. Soms kan dit jaren terug gaan en vaak zijn dit maar incidentele gebeurtenissen. Toch voeden ze het gevoel dat een ontslag ‘zomaar’ kan gebeuren. Ze worden voorzichtig en zorgen dat ze niet opvallen uit angst weg te moeten.

Voor leidinggevenden

Ook voor leidinggevenden is dit een spannend onderwerp. Vrijwel elke leidinggevende kent casussen waarin medewerkers met gedoe weggingen. De reflex is om de spanning waar mogelijk te vermijden door niet te veel te willen delen met anderen om gedoe te voorkomen. Hier zijn medewerkers heel gevoelig voor, dit voedt vaak het wantrouwen in organisaties/ teams waar op elkaar kunnen vertrouwen niet de norm is. Het resultaat: onderstroom in teams. Uiteindelijk leidt onderstroom tot nog meer gedoe tussen medewerkers. Afscheid nemen is een thema dat elk team en leidinggevende bewust moeten doormaken met elkaar. Zodat ‘afscheid’ expliciet wordt en niet leidt tot onnodige onderstroom en een angstcultuur creëert of verder voedt. Ik licht dit graag toe vanuit hoe (familie)systemen werken.

Erbij horen: een systemisch principe

In elk systeem geldt het principe van erbij horen. In systemen kan niets zomaar worden buitengesloten. Als dit toch gebeurt (bijvoorbeeld als niet duidelijk wordt waarom iemand weggaat) gaat het systeem compenseren uit loyaliteit voor de buitengeslotene. Het systeem gaat stagneren en blokkeren. Dit merk je aan boosheid, zwaarte of apathie. Zo was ik ooit in een MT een oefening aan het doen rondom onderstroom, daarin mochten deelnemers hun impactvolle momenten in de organisatie delen. De spanning was om te snijden. Toen vertelde een MT-lid: “waarom hebben we het nooit over collega’s X en Y?”. De directeur antwoordde: “zij zijn uitgevallen, we weten niet wanneer ze terugkomen”. Waarop het MT-lid weer zei: “maar ze horen toch nog bij ons MT, ook al zitten ze ziek thuis? Laten we ze gewoon bij naam noemen en weer meenemen in onze mails. Het feit dat we ze negeren heeft steeds weer impact op mij”. Zijn opmerking deed iets met alle aanwezigen en kreeg veel bijval. Ik kreeg er kippenvel van en kon heel goed meevoelen hoe wezenlijk dit was. De werking van uitsluiting in een systeem pur sang.

Wat leidinggevenden kunnen doen

Ik gun elke leidinggevende basale kennis van hoe systemen werken. Vaak zorgt dit voor zoveel meer begrip en kennis zodat systemen blijven stromen in plaats van blokkeren. Hier zijn enkele suggesties voor hoe leidinggevenden en teams afscheid kunnen nemen:

• Organiseer altijd een afscheid met alle betrokkenen (ook als degene die afscheid neemt hier niet bij wilt zijn) en sta met elkaar stil bij de betekenis die dit afscheid voor elke teamlid heeft.
• Neem als leiding altijd de leiding bij afscheid! Bedank iemand voor iemands bijdrage en eer dit. Maak een (innerlijke) buiging.
• Benadruk tijdens een plenair afscheid wat iemand gegeven en genomen heeft voor de organisatie (nog zo’n systemisch principe) en bespreek openlijk als dit niet in balans is. “Je hebt veel gegeven voor ons, ook in moeilijke tijden, toen de organisatie er niet altijd voor je was, kunnen we er desondanks een streep onder zetten?”
• Wees zo transparant mogelijk waar dat kan voor en tijdens een afscheid, draai niet om de onderstroom heen die waarschijnlijk iedereen al weet en voelt. Durf onderscheid te maken in hard zijn op de inhoud en zacht op de relatie. “Ik weet dat dit afscheid je zwaar valt en oneerlijk voelt en het je boos maakt, toch heb ik als leidinggevende deze afweging gemaakt vanuit mijn verantwoordelijkheid voor het geheel. Dat doet niets af aan wie je bent als mens, ik waardeer je voor X en Y”.

De pijn omarmen

Met een dergelijk afscheid voelt het voor teams niet of ze een amputatie hebben ondergaan. Afscheid hoort erbij, is soms pijnlijk, maar ook dat hoort bij het (organisatie)leven. De pijn uit de weg gaan zorgt niet dat de pijn er niet is. De pijn blijft dan namelijk sluimeren onder het oppervlakte, met alle gevolgen van dien. Onopgeloste en opgehoopte pijn worden trauma’s. Hoe meer leidinggevenden de confrontatie vermijden, hoe meer onderstroom er komt. Ik schreef in dit kader eerder al een blog over de harde kant van leidinggeven.

Ik hoop dat leiders en teams vormen vinden om pijnlijke gesprekken zoals afscheid ‘gewoon’ te voeren. Ik mag daar gelukkig elke dag aan bijdragen. Het is ontroerend en dankbaar werk om te zien hoe organisaties en teams weer kunnen stromen als de pijn op tafel is. Om met de woorden van mijn collega Jayani af te sluiten als het gaat om het pijnlijke gesprek voeren: “Feel the fear, and do it anyway”!.