4 tips voor hybride werken en vergaderen in coronatijd

Dachten we even dat we weer ‘normaal’ naar kantoor mochten, worden de maatregelen vanaf morgen weer worden aangescherpt. Een ding is dan ook zeker; de realiteit verandert continu en het ‘werken op kantoor’ en ‘digitaal samenwerken’ daarmee ook. In dit blog staan we stil bij het hybride werken en vergaderen. Hoe willen we terug naar ‘kantoor’ en hoe vaak? Wat pakken we weer op en wat willen we anders doen? Hoe geven we het hybride werken vorm en welke afspraken horen daarbij? 

In dit blog 4 tips voor hybride werken en vergaderen in coronatijd

1. Reflecteer en markeer

Markeer deze verandering en maak gebruik van de overgang die jullie wederom gaan maken door bewust terug en vooruit te kijken. Denk daarbij aan: 

• Welke lessen trekken jullie uit de afgelopen periode? Liepen de vergaderingen een stuk efficiënter? Hoe doen we dat als een deel van het team fysiek bij elkaar komt en een deel thuis werkt? Werkten de digitale koffie momentjes niet? Zorg dat er weer tijd voor informeel contact komt. 
• Wat heeft de coronatijd geleerd wat eigenlijk heel belangrijk is voor jullie team en wat je niet of minder goed hebt kunnen doen? Maak daar (nieuwe of aangepaste) rituelen en momenten voor. 
• Welke onderwerpen hebben te weinig aandacht gehad en gaan jullie nu aanpakken? Bijvoorbeeld die lastige dingen die digitaal zo moeilijk te bespreken waren, zorg dat ze een plek krijgen. Of dat jullie een vorm zoeken waarin het wel digitaal kan. 
• Welke teamafspraken vragen om opfrissen? Welke teamafspraken moeten opnieuw gemaakt worden? Bijvoorbeeld als iedereen straks meer thuis gaat werken, wanneer zien we elkaar dan wel collectief en informeel? 
• Hoe gaan we dat pand eigenlijk gebruiken? Past het concept nog zoals we nu willen werken en wat vraagt dat van elkaar om het aan te passen op de wensen van iedereen nu? 

2. Praktisch vs psychologie

Het is goed en nodig om praktische afspraken te maken. De behoefte dingen even goed met elkaar door te nemen en duidelijkheid te scheppen. Maar vergeet de diepere laag daarin niet. 

• Achter een gesprek over ‘hoe vaak zijn we op kantoor’ kunnen bijvoorbeeld ook persoonlijke behoeftes zitten. ‘Ik kan me zo goed concentreren thuis, het is wel handig om minder reistijd te hebben en soms een was te kunnen doen’. 
• Achter een gesprek over informele koffiemomenten kan een grotere vraag schuilen als ‘hoe zorgen wij hier eigenlijk voor elkaar’? En hoe willen we dat straks vormgeven? 
• Achter de vraag ‘gaan we weer met zijn allen vergaderen’ kan een angst zitten voor enorm grote groepen en de dynamiek die dat geeft. 
• En hoe is het om met elkaar samen te werken als je een ander standpunt in neemt rondom vaccineren?
  Kortom: zorg dat die diepere laag ook besproken wordt. Schiet niet meteen in concrete afspraken, maar luister met alle zintuigen eerst naar elkaar.

3. Individu en collectief

Zowel als individu als collectief moeten weer een balans vinden. Als individu hoe je de werk-privé balans vorm wilt geven. Hoe vaak je naar kantoor wilt gaan. Hoe je je werk wilt gaan vormgeven. Als collectief moet er ook weer een nieuwe balans komen. Wat mag je van elkaar verwachten? Wanneer zijn we er wel allemaal? Hoe werken we samen en wat mogen we (weer) van elkaar vinden? Het is niet meer zoals het was, en er is een kans dat dit niet meer terug gaat komen. Neem dus tijd en maak bewust die zoektocht naar balans, maar leg ook op tafel waar het individuele en het collectieve knellen. Wat doe je als iedereen op kantoor is maar twee mensen toch digitaal willen inloggen? Hoe dwingend kan je zijn dat mensen naar kantoor moeten komen of als iedereen op een andere dag wil vergaderen vanwege thuiswerk voorkeuren. 

4.Maak het leuk en maak contact

Praat niet alleen over de thema’s die aandacht verdienen maar ga het vooral samen ervaren. Een van mijn leukste opdrachten als adviseur was het vormgeven van een parade waarbij een nieuwe locatie werd gepresenteerd aan de medewerkers van de organisatie. Niet alleen het nieuwe pand, maar ook de nieuwe werkwijze en kantoorplekken (van dicht naar open) werden op een interactieve manier gepresenteerd en ervaren. Het gaf meteen een kans om de cultuur, waarden en normen te verfrissen. Hoe werken we samen, wat vinden we belangrijk en hoe zorgen we dat de verschillende disciplines elkaar weten te vinden? Door te ervaren, oefenen, proberen gingen mensen met deze thema’s aan de slag. Heb lol en ontdek het samen. Dan is het naast afspraken maken meteen ook een goede teambuilding. 

Kun je wel wat hulp gebruiken bij de implementatie van hybride werken en vergaderen?
Voor elk team dat het leuk wil maken ontwierpen we de workshop; ‘Het (on)gemak van hybride werken in samenwerking met De Federatie. Alle serieuze thema’s van het (nieuwe) hybride werken komen daar in spelvorm, met acteurs en op interactieve wijze langs. Neem contact op met Bram om een programma te maken wat bij jou past.