5 musthaves voor het creëren van een feedbackcultuur

‘Je laat onvoldoende entrepreneurship zien’ zei een manager ooit tegen me bij een functioneringsgesprek. Entrepreneurship was een van de vijf pijlers waar iedereen in deze organisatie op beoordeeld werd. Ik was net een jaar aan het werk en het gesprek resulteerde in een onvoldoende bij mijn beoordeling. Het kwam als een complete verrassing want in mijn optiek had ik veel initiatief laten zien en trok ik al veel complexe projecten in mijn eentje. Het was in deze organisatie echter niet gebruikelijk om op dagelijkse basis feedback te geven en ontvangen, iets wat ik door mijn onervarenheid nog niet als een nadeel had ervaren, tot dat moment.

Misschien herken je dit wel. Of is de intentie er wel om er ‘iets’ mee te doen maar gebeurt het pas als er een conflict ontstaat. Terwijl het juist zo waardevol is om een cultuur te creëren waarin het geven en ontvangen van feedback als ‘normaal’ wordt beschouwd. En daarmee bijdraagt aan betere communicatie, werksfeer en werknemerstevredenheid. Hieronder bespreken we vijf musthaves voor het creëren van een effectieve feedbackcultuur.

1. Eerst de ander begrijpen, voordat je zelf begrepen kunt worden
   Een van de belangrijkste aspecten van feedback is het luisteren naar anderen. Luisteren kun je volgens Stephen Covey op vijf niveaus doen: iemand negeren, doen alsof je luistert, selectief luisteren, luisteren met aandacht en empathisch luisteren. Alleen bij deze laatste vorm staat centraal wat de ander ons duidelijk wil maken, en dus niet wat wij ervan vinden. Empathisch luisteren doe je door een vertrouwensband te creëren: je let bij de ander op non-verbale signalen, je vraagt naar hoe de ander zich voelt en je verplaatst je in zijn/haar gevoelswereld. Het is hierbij belangrijk om eerst goed te luisteren en samen te vatten wat iemand zegt. Je moet eerst de ander leren begrijpen, voordat je zelf begrepen kan worden.
2. Ga samen op zoek naar de gewenste situatie
   Een ander belangrijk aspect van feedback is het geven én ontvangen ervan. Veel mensen vinden het moeilijk om feedback te geven, terwijl anderen moeite hebben met het ontvangen. Het is belangrijk om te realiseren dat feedback geven en ontvangen een tweezijdig proces is. Door open te staan voor feedback en te leren hoe je deze effectief kunt geven, kan iedereen zich verbeteren. Feedback geven kan aan de hand van de 4 G’s: gedrag, gevoel, gevolg en gewenst gedrag. Probeer specifiek te beschrijven wat je hebt gezien bij de ander, geef aan wat dat met jouw gevoel doet en wat de gevolgen zijn van die gevoelens. Nadat je gecheckt hebt of jouw feedback door de ontvanger goed is binnengekomen, ga je samen op zoek naar de gewenste situatie.
3. Maak de onderstroom bespreekbaar
   Veel mensen zijn bang om de onderstroom te bespreken. Hiermee bedoelen we de dingen die niet op tafel worden gelegd of die onbenoemd blijven. Maar als deze onderstroom niet wordt besproken, kan dit leiden tot spanningen. Het is menseigen om defensieve strategieën te gebruiken als iets spannend wordt. Arend Ardon beschrijft er zelfs tien, zoals de schuld leggen bij een ander, problemen weglachen of het probleem te ontkennen. Door de onderstroom bespreekbaar te maken, kun je spanningen voorkomen, problemen sneller oplossen, en kan iedereen zich meer op hun werk concentreren.
4. Erken en waardeer elkaars werk
   In een feedbackcultuur is het belangrijk om de talenten en het harde werk van de medewerkers te herkennen en te waarderen. Dit laatste kan door hen te complimenteren met specifieke dingen die ze goed doen. Hierdoor zullen de medewerkers zich gewaardeerd voelen en geëngageerd blijven. Het herkennen van ieders talenten kan al aan de voorkant: door gebruik te maken van instrumenten die zorgen dat ieders karaktereigenschappen, drijfveren en sociale rollen boven komen drijven. MBTI, Insights, Management Drives of Belbin zijn hier voorbeelden van. Op die manier creëer je een divers team dat elkaar aanvult.
5. Feedback is een teaminspanning
   Tot slot is het belangrijk om te realiseren dat een feedbackcultuur een teaminspanning is. Het is niet alleen de verantwoordelijkheid van de leidinggevenden, maar van iedereen in de organisatie. Door samen te werken en elkaar te helpen, kun je een effectieve feedbackcultuur creëren waarin iedereen zich gehoord en gezien voelt. Lencioni beschrijft aan de hand van een piramidemodel vijf frustraties én oplossingen die vaak voorkomen in samenwerken. Onderling vertrouwen is hierin de basis, waarna het aangaan van conflicten, een sterke betrokkenheid, het nemen van verantwoordelijkheid en aandacht voor het resultaat zorgen voor een nog efficiënter team. 

In dit blog hebben wij vijf ‘musthaves’ voor je op een rijtje gezet om die feedbackcultuur te creëren. De musthaves zijn niet zomaar uit de lucht gegrepen: aan de hand van onze eigen ervaringen en een aantal modellen van toonaangevende verandergoeroes geven wij je een basis voor feedback geven en ontvangen. Waarom een basis? Omdat een cultuurverandering meer vraagt. Met de serious game Feedback-the-Challenge laten wij je de musthaves ervaren: een bewezen effectieve manier om op een leuke manier daadwerkelijk verandering teweeg te brengen. 

Meer informatie over deze game en hoe we deze samen kunnen toepassen op de vraagstukken in jouw organisatie? Neem een kijkje bij onze games.