Leidinggeven op afstand

‘Leidinggevenden hebben het zo druk met de crisis dat ze hun medewerkers vergeten’

Kopte het Financieel Dagblad op 23 mei 2020. Nu, ruim 1,5 jaar later ligt dit gevaar nog steeds op de loer. Hoe kan je ervoor zorgen dat jouw medewerkers niet denken dat je ze vergeten bent? In dit blog 3 tips en praktische voorbeelden voor leidinggeven op afstand.

Vanaf de start van de covid-19 crisis vraagt TNO een groep werkende Nederlanders elke dag hoe het met ze gaat. Dit leidde tot de conclusie dat, hoe goed bedoeld ook, inspanningen van leidinggevenden om het voor medewerkers goed te doen in de eerste golven niet het gewenste effect hadden. Medewerkers voelden zich niet gezien en verloren verbinding met het werk en collega’s. Voor sommige medewerkers gaf dit zo’n onzeker gevoel dat ze de behoefte voelden om te overcompenseren: door bijvoorbeeld van 7:30-22.30 uur mails te versturen waarin ze hun leidinggevende in de CC mee namen om zo te laten zien dat ze echt wel hard werkten.

Gelukkig hebben we inmiddels flink kunnen oefenen met thuiswerken en onze lessen geleerd. We zijn beter in staat om te bepalen wat haalbaar en nodig is. En we hebben nieuwe routines ontwikkeld om verbonden te blijven. Nu we ook in 2022 nog in een realiteit leven met lockdowns en hybride werken delen we graag enkele van deze lessen.

Tip 1: Wees een spin in het web (geen spil van een karrewiel)

Op afstand hebben medewerkers minder dan normaal overzicht over het geheel. Als leider speel je en rol in het verhelderen en prioriteren van wat er op individueel niveau of een kleine groepjes gebeurt en hoe het collectief hierin bijdraagt. Zorg dat je als spin in een web mensen onderling verbindt op competenties en kwaliteit.
Zo ontstaan (of blijven bestaan) onderlinge relaties en een kennisnetwerk en voorkom je dat ‘alles’ steeds bij jou uitkomt. Om dit te ondersteunen formuleer je gezamenlijke doelen zodat teamleden ook onderling de afhankelijkheid voelen om de doelen te bereiken. 

Tip 2: Bouw aan (nieuwe) routines en rituelen

Was er ‘vroeger’ de fysieke vrijdag middag borrel, die altijd net iets langer dan de eindtijd doorging, nu hebben we de online borrel, die net wat eerder dan de eindtijd wel leuk geweest is. We doen via het scherm allemaal ons best maar het werkt dus niet om wat we fysiek deden te kopiëren naar online. Boor daarom creativiteit aan om nieuwe (hybride) vormen te vinden. Tip: Start met bedenken: welke doelen diende de borrel van vroeger? Wat is op basis van deze doelen een alternatief voor deze tijd. Doe dit ook voor andere routines en rituelen van kantoor. 

Tip 3: Stimuleer reflectie: ontwikkeling en innovatie (ook online) ontketenen 

Zo kom je er misschien achter dat een kenmerk van online samenwerken is dat we minder afwijken van de vooraf opgestelde agenda en reflectie op ‘hoe’ we het doen minder automatisch ontstaat. Organiseer een routine waarin ook bij thuiswerken reflectie ontstaat.

Reflectie en afstand nemen is een namelijk een belangrijke bron voor innovatie van het werk en voor (persoonlijke) ontwikkeling. In dit blog beschrijven we hoe je als leidinggevende leren nu kan blijven stimuleren. 

Om het wiel niet volledig zelf uit te hoeven vinden ook nog wat praktische voorbeelden van hoe wij en anderen in verbinding blijven op afstand:

• Creëer inzicht in behoeften: waar heeft elk teamlid behoefte aan (zichzelf, collega’s en leidinggevende) en maak dit ook bekend bij de teamleden
• Buddy-up: zorg dat elke werknemer een buddy heeft die zo nu en dan checkt hoe het met de ander gaat.
• Chit-Chat: Maak onderscheid tussen werkoverleg en bijpraten en bouw in de week momenten in om bij te praten. 
• Stand-up: Werk met een (wekelijkse of dagelijkse) stand-up om verbinding te behouden. Bij Goudvisie werken we met wekelijkse ‘Hoe-gaat-het?’-agenda blokken.
• Hoe wij thuiswerken: Maak projectteams/subteams rondom thema’s die gerelateerd zijn aan thuiswerken binnen jullie organisatie en/of team
• Muziek verbindt: maak een playlist die je samen opbouwt.