Cultuurverandering in een organisatie: 5 do’s en dont’s

Bij Goudvisie zeggen we: bedrijfscultuur is datgene dat maakt, dat het gaat zoals het gaat. Maar wat als het niet zo lekker gaat? Als de cultuur van de organisatie, die altijd in beweging is, al een tijdje de verkeerde kant op beweegt? Dat de sfeer, de productiviteit en de resultaten eronder te lijden hebben? Dan is het tijd om met de juiste acties een cultuurverandering in gang te zetten. En wat slimme en minder slimme acties zijn? Daar gaat dit blog over.

Waarom een cultuurverandering? 

Hoewel elke organisatie op de werken-bij pagina hetzelfde zegt over de interne cultuur (dat het informeel is), is bedrijfscultuur het meest onderscheidende aspect van een organisatie. Het is een verzameling van gedragsuitingen, normen en waarden die gedeeld worden door de mensen die er werken. Een cultuur waarin iedereen zich prettig voelt en waar lekker gewerkt wordt is veel waard. Het heeft namelijk overal invloed op. Een fijne cultuur trekt makkelijker nieuwe medewerkers aan en houdt de zittende garde makkelijker op hun plek. De cultuur van een bedrijf is ook sfeerbepalend. Hoe prettiger de sfeer om in te werken, hoe minder gestrest en productiever iedereen is.

Cultuur vertelt de medewerkers van een organisatie ook wat we wel en wat we niet doen. Worden er wel eens zaken door de vingers gezien die eigenlijk volgens de regels niet mogen? Is het gewenste gedrag duidelijk gemaakt met richtlijnen? Als er bijvoorbeeld seksistische grappen worden gemaakt, zegt er dan iemand iets van, of wordt er gelachen? Of zijn de kaders heel strak en duidelijk? Bij gedoogbeleid verslapt de boel en worden grenzen steeds vager of steeds minder serieus genomen. Met alle gevolgen van dien. Zo kan het zijn dat mensen zich niet prettig of zelfs onveilig voelen. En natuurlijk hebben al deze zaken ook invloed op de resultaten. What to do? Cultuurverandering, dus. Hier komen vijf zaken die je beter wél en vijf zaken die je beter niet kunt doen.

De do’s van cultuurverandering in een organisatie

• Ga op zoek naar de oorzaak van de negatieve aspecten in de huidige cultuur. Dat betekent dat er gesprekken en interventies nodig zijn waarin je antwoord zoekt op de vraag waarom doen we wat we doen? Een medewerkerstevredenheidsenquête zal er geen sluitende antwoorden over geven. Creëer een vertrouwelijke sfeer, en vraag een aantal keer door op de waarom om te ontdekken hoe bepaalde gedragingen zijn ontstaan.

• Zorg dat er duidelijke gedragsrichtlijnen en regels zijn over onderwerpen als agressie, geweld en seksuele intimidatie, alcohol en drugs, roken, diefstal, privégebruik van internet, social media, en het gedrag op de weg als je medewerkers in een bedrijfsauto rijden. Hiermee voorkom je discussies over wat er wel en niet mag en staat er een stevige basis. Maar cultuur is meer. Kijk ook naar processen en gewoontes binnen de organisatie. Is er een vaste manier waarop nieuwe medewerkers geïntroduceerd worden? Zijn er afspraken over hoe we met klanten omgaan? Dit zijn allemaal uitgangspunten voor de cultuurverandering.

• Zorg dat de regels, de gedragscode en de vastgestelde procedures bij iedereen bekend zijn. Kondig het aan en verbind er een training of andere vorm van mondelinge kennisoverdracht aan. Je kunt je medewerkers zelfs voor zo’n gedragscode laten tekenen. Dan weet je zeker dat het gelezen is en dat er geen reden is om deze regels en gedragsrichtlijnen niet na te leven. Bovendien maak je het hiermee rechtsgeldig.

• Handhaaf de regels en gedragsrichtlijnen. Dat betekent dat je mensen erop aanspreekt als regels overtreden worden of dat er andere consequenties aan verbonden zijn. Denk aan een officiële waarschuwing, schorsing of zelfs ontslag, afhankelijk van de ernst van de zaak. Ook deze consequenties kun je in de gedragscode vastleggen.

• Laat leiders het juiste voorbeeld geven. Als iedereen net getekend heeft voor ‘niet stelen’ en vervolgens hun afdelingshoofd weer eens met een pak printpapier onder zijn arm naar huis zien vertrekken… tja.

De don’ts van cultuurverandering in een organisatie

• Ervan uitgaan dat goed gedrag voor zich spreekt en een kwestie van goed fatsoen is. Natuurlijk is dat wel zo, maar cultuur verandert zo geleidelijk dat het bijna niet als verandering voelt. En dan is niets meer vanzelfsprekend. Je medewerkers doen het niet omdat het ze aan fatsoen ontbreekt, maar omdat Piet het ook al jaren zo doet en niemand er iets van zegt. Of omdat iedereen het doet, en de nieuwe logischerwijs dacht dat het oké was. Of zelfs dat het zo hoorde. Je maakt het jezelf makkelijk door zaken vast te leggen. Geen giswerk, geen discussie.

• Nieuwe uitgangspunten voor de organisatiecultuur bedenken, op intranet publiceren en ervan uitgaan dat het hiermee opgelost is. Zonder dit duidelijk aan te kondigen en de medewerkers erop te wijzen, zal het weinig effect hebben. Sterker nog, als er iets gebeurt dat tot een rechtszaak leidt, zal de rechter de niet aangekondigde regels en richtlijnen niet eens als rechtsgeldig zien.

• Denken dat het binnen een week geregeld is. Cultuurverandering kost tijd. De ongewenste cultuur was er ook niet van de een op de andere dag, dus de nieuwe cultuur zal ook wat tijd nodig hebben. Mensen moeten wennen aan nieuwe procedures, andere verstandhoudingen onderling en nieuwe manieren van samenwerken. Iedereen moet gaan ervaren wat het effect is. En hoe positiever dat is, hoe sneller de nieuwe way of life binnen de organisatie zal settelen.

• Een cultuurverandering initiëren zonder de medewerkers erbij te betrekken. Verandering binnen een organisatie is altijd lastig. Maar vergeet niet, de medewerkers zijn de cultuur binnen de organisatie. Wil je dat ze openstaan voor de veranderingen? Laat ze dan meedenken of input leveren voor de nieuwe uitgangspunten. Als die straks passen bij wat zij belangrijk vinden, is de implementatie altijd makkelijker.

• Lanceren en loslaten. Cultuur is iets dynamisch. Het blijft dus altijd in beweging. Blijf alert en evalueer periodiek hoe het gaat. Stuur bij als het weer een kant op gaat die niet wenselijk is. Dit kun je doen door een activiteit waardoor het een en ander opgefrist wordt, het voeren van gesprekken en het betrokken houden van de medewerkers. Onthoud: breken met gewoontes is het moeilijkste wat er is. En daarom is cultuurverandering gewoon heel hard werken.

Hulp bij cultuurverandering nodig?

Het aanpakken van zo’n project is best omvangrijk. Daarom kan het prettig zijn om hier externe hulp bij te betrekken. Bij Goudvisie hebben we ervaring met verandermanagement, procesbegeleiding en met serious gaming waarmee je cultuurverandering op een luchtige manier kunt ondersteunen. Wil je eens sparren over jouw case? Neem dan hier contact met ons op.